浅析快周转下的项BG大游目档案管控思路及举措

发布时间：2024-03-18  人浏览

　　196体育都说项目开发是一场与时间的赛跑，为提升市场竞争力，优化资金管理，房产市场显然已迈起了快周转、高质量步伐，速度质量的提升与以往疯狂扩张规模的占比是大相径庭。住宅作为高成本投入的产品，如何在竞争激烈的池中拔得头筹？不仅要跑的快，还要跑的稳。 档案作为房产运营的重要部分，也是支撑品牌竞争力的重要组成部分，本文以项目档案管控为基础，探讨分析快周转下的项目的管控思路及举措该如何把控。

　　21世纪始终是房产的世纪，好的楼盘总是因其便利的交通环境和飞速发展的经济形势，让开发商们秉持着快周转、高质量的信念去形成自身的核心竞争力。企业档案作为企业提升竞争力的重要环节，对企业的发展及历史承载着不可退却的重任。而项目档案作为企业档案的重要组成部分，亦是建设施工中一项不可或缺的工序。项目快周转的情况下，档案管控必须以全周期管控为目标，以服务项目业务开展为需要，建立适合本项目运转的立体化档案管理体系。

　　住建部曾强调：任何一项工程如果工程资料不符合标准规定，则判定该项工程不合格，资料对工程验收具有否决权。项目档案作为整个项目成长的见证与记录者，相关文件的准确性能对日后的工程竣工验收，审计核查，成果沿用等可提供最直接、可靠的依据。而推进项目管控，项目部必须遵循档案真实性的原则BG大游，分阶段采用前端立体化控制BG大游、过程精细化监控、严把质量验收关、项目全周期复盘四大类思路方法，以保障管控思路能的执行性。

　　为节省成本，优化供应链，往往一个白坯项目也会涉及到几十家施工单位，面对如此大数量的施工管理需求，项目档案需从人员面试、体系建立、合同编制三方面出发，自上而下的对前期项目档案进行把控。

　　首先，参与人员面试。一个项目管理的好不好，与主要施工管理人员的价值理念，及资料员的经验能力等有着直接影响。提前参与项目管理人员面试BG大游，可了解该团队人员的相关经验是否能满足该项目需要，也可提前了解该团队对项目档案的管理想法，为后续体系建设搭建起到沟通平台的作用。

　　其次，建立资料体系。该体系需以项目管理网络为前置条件，依托项目管理架构从而建立对应的档案管理体系，并且制定分级流程批分等级。项目应实现扁平化管理，将档案网络分层划分，通过下设监理、总分包小组，上至城市公司，明确相关职责，同纬度设置专业组长，随机抽查各层级档案并考核。

　　最后，参与合同编制。“合同约定不清晰，吃亏不找你找谁”。合同作为法律依据，将档案工作提升至法律高度，使得工作开展有据可依。报验流程、归档时间、档案范围有了合同的硬性支撑，工作有了法律的约定也就有力了许多。

　　PMBOK包括启动过程、规划过程、执行过程、监控过程、收尾过程五大过程组，从该体系中我们可以了解到过程管理的重要性，精细化管理更是占到了整个项目占比的60%，因此衍生到项目档案管理，可分为6大块管控思路，分别是：档案信息化建设-档案规范化整理-验收机制固化-编写进场指南-管控资金款项编制-缩小理解力偏差。

　　档案信息化指的是档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程，它从来都是一个系统工程，国家档案局局长李明华在全国数字档案馆建设推进会上表示“抓整合、促共享”将成为近年档案信息化建设的重要目标，档案信息化的重要性不言而喻。因此，“工完档清”也不再是项目管理者完不成的目标，如何在项目周期内建立信息化机制，项目管理者应统筹规划，督促指导建立以纸质文件与数字化同步原则，以保证档案存档的及时性。

　　档案管理依据作为规范化整理措施显得尤为关键，《声像档案法》《档案法》《建设项目类档案管理办法》等规范文件都能让档案整理工作有章可循。施工资料的统一整理方法，统一装盒成卷，统一验收标准也可为后期验收的顺利性提供实质性保障。

　　例如施工日志组卷，文件生成前应做交底，严禁回忆录、代写等方式，通过相关规范文件指引，编写样板日志，编写案卷目录侧帖、规范归档范围并收集签名以防止代签现象。相关日志内容应以现场实际发生节点为切入点，进行突击检查、周检、月检等形式以提高日志编写整理规范度。

　　开展推动“三个检查”机制，创新“规定动作+自选动作”的推进模式，严格落实检查前、检查中、检查后三个节点，以明确检查前的摸底机制，检查中的“双组长”机制，检查后的问题反馈机制，由谁负责，由谁主抓，形成闭合。

　　在实际管理中，项目管理可分为质量、HSE、档案三专业，也可分为甲方、监理、总分包三区块，专业交圈较多BG大游，按各自专业进行交底BG大游，效果疲软乏力。如何保证项目档案编制效率？项目应编制适用于本项目的进场指南。以质量检查要求作为出发点，联合各专业区块力量，以档案为基础形式，联合甲方、监理、总包对质量、安全、资料等资源区块进行系统优化，以进场前及进场后为时间点，将重点内容进行整合公布，对所需提交资料、流程的设定、各专业把控要点等进行了重点说明，以尽可能的提升总分包进场的默契度，从而减轻项目档案管理的阻碍。

　　为避免检查的疲软性，项目资金计划编制工作划分至档案范畴，也就是在施工单位在申请工程款项时，规定必须经由资料员签字认可后，方予以付款。

　　新项目少不了新合作方的出现，因此在资料的重视程度上、公司制度指引的理解力上往往存在着极大的偏差性。如何改变这种现状？项目管理者可在进场指南的基础上，借鉴销售做法，采用老带新模式，错小理解力差距，也不仅提升了“大区总包”概念，减轻甲方压力，同时也提升了总包的能动性。

　　项目管控从来不是一件容易事儿，档案岗位应将自身定位于档案统筹岗，面向项目全体，而不仅仅只是一个资料收发管的流转站。真正要做的，应该是把复杂流程简单化，把薄弱环节重点化。让专业的人，做专业的事，才能把最大的管控优势在档案管理中突显出来。