工程档案整理规范范文BG大游

发布时间：2023-12-07  人浏览

　　196体育电力工程建筑物与电力工程档案是电力资金投资后形成的两个实体,电力工程档案是企业生产、运行、维护的依据与凭证。工程档案的质量不仅反映工程建设管理、施工管理、物质采购管理、工程质量管理的水平，而且关系到基建工程达标投产和工程竣工验收是否能顺利进行，甚至还影响到运行单位档案现代化管理的水平和进度。目前，由于工程参建单位对各自的档案管理职责不明确，档案要求和管理模式及素质的不一致，导致电力工程档案的管理混乱，其主要问题表现在：

　　其一：工程建设单位在工程档案管理中缺乏对工程全过程中档案业务的监管、指导、管理；

　　其二：设计单位游离于档案工作之外。设计阶段处于项目建设的前期，在正式开工前设计单位已开始工程运作，但设计单位没有介入工程档案的管理。设计技术联系变更文件没有使用统一文件编号，造成管理上无序；变更单上签字不到位、随意修改，为档案永久保管埋下了隐患；

　　其三：监理单位未能切实履行监理职责。对监理文件归档范围不明确，工程监理只注重工程质量的监督而忽略了工程档案的监理，很多该归档的材料没有归档。对竣工图的编制不重视、不把关，竣工图存在没有按实际变更或变更方法错误等现象。与施工单位存在档案提供概念上的模糊，造成施工、监理单位都没有及时收集、整理工程建设过程中某些重要环节、部位的档案资料；

　　其四：施工单位工程技术人员不稳定，对工程档案质量的认识有差异，对档案工作的的认识也良莠不齐，致使施工文件不同程度地存在一些问题：竣工图编制不符合规范要求、设计变更与竣工图不一致、签字不规范、修改随意性大、组卷分类不准确等。

　　要尽量避免在电力工程建设过程中出现的这些问题，我作为一名多年从事电力工程档案管理的工作者，认为应该从以下几个方面来解决：

　　电力工程建设单位是项目建设的法人主体，是工程项目建设包括档案工作在内的各项工作的组织核心。电力建设工程项目档案从形成、整理、审核到移交，需要建设、设计、施工、监理、设备供应及安装等参建单位来共同完成。从工程立项到工程竣工，各阶段所形成的档案材料呈多元化态势和不确定性，档案材料形成于不同的参建单位。但为了利用目的，要求档案集中统一管理，因而建设单位要坚决贯彻执行《福建省电力有限公司输变电建设项目文件归档与档案整理规定》，从源头抓起，将工程档案的归档、质量要求纳入计划管理、财务管理、合同管理、工程质量管理、工程竣工验收管理。一是在下达基建、技改、网改、科研等计划的同时明确项目负责人是该工程档案收集、整理、归档的责任人；二是与施工单位签定合同时明确工程档案的整理应符合国标GB/T11822―2000要求后归档，工程完工后档案未归档不付工程尾款；三是与设计单位签定委托出版竣工图的合同时应明确设计单位提供竣工图的电子图档及有关要求；四是检查工程质量的同时检查工程档案；五是监理应负责工程档案完整性、准确性的审核（包括竣工图）；六是工程竣工验收的同时验收工程竣工档案；七是无论外包工程还是公司三产的内包工程，都要施行谁形成的档案谁负责收集、整理、归档的原则。

　　电力工程建设档案工作要完全得到改善还需电力工程档案管理人员真正做到对工程全过程、全方位的参与和控制。首先是前期信息的掌握和资料的搜集。从工程计划到立项再到合同的签订，工程的可行性研究、选址、地质勘察、环境保护到工程正式开工前的各项请示、批复，都是建设工程的重要依据，工程建设项目的规划许可、国土手续办理等对这些重要文件材料的搜集是必不可少的一个环节。其次是中期管理。工程建设档案要从形成到归档严把“五道关”：即施工中把好形成关。施工单位在施工过程中形成的文件材料应及时归整，保证完整齐全；交工时把好归档关。项目部把好整理关。工程的零散文件材料应在工程项目部依据归档原则进行整理；监理把好质量关。工程项目部整理好的档案资料监理单位要认真负责进行档案资料的检查，看竣工资料与设计变更的修改是否和现场实际相符，整理是否符合规范；最后建设单位要把好审核关。从工程档案的完整、规范的角度进行审核。再次就是搞好工后控制，工后即指工程竣工验收后到电力工程投运前这个期间，工程竣工验收后有一个消除缺陷期，消缺期的观测记录、辅助建设项目及消缺记录都是重要的工程文件资料，不论从哪个角度来说，工程竣工验收并不意味着档案工作的结束。所以要把好以上“五道关”，档案人员要增强档案法制观念，依法管理档案，根据本单位的基建投资计划、大修及技改计划制定本年度工程档案归档计划，根据省公司要求，公司按照统一领导、分级管理的要求，专职档案员主动到现场、各个部门，对档案管理工作、业务进行监督和指导工程档案的收集、整理、汇总及竣工图电子文件的采集与整篇工作，确保工程档案的完整、准确和及时归档。

　　1.1档案资料管理执行力度不够①档案资料管理制度或措施执行不力，不能做到随时形成，随时收集，随时整理。②管理人员责任划分不明确，造成档案资料管理无法实现系统化。③档案资料管理不能实现独立办公，造成各种技术资料的混合放置。

　　1.2档案资料不完整①现场施工记录资料不完整，部分表格不规范或表格不统一，表格填写出现缺项，漏项。②变更文件、方案及申报文件的管理不系统，文件的产生者和归档者相互独立，造成部分文件无法及时完成归档。

　　1.3技术文件不准确①文件内容缺项，文件内容不准确。②无效文件：缺原件、签字、盖章手续不完备。

　　施工过程中档案资料的收集整理工作，就是在工程施工的全过程中，对施工现场各分项工程产生的有价值的数据、图像、视频进行收集整理汇总的过程。技术资料的整理要做到随时形成，随时收集，随时整理。这也是体现档案工作“事前介入，事中检查，事后验收”原则的一个方面。更是确保工程档案材料完整、准确、系统的基本要求。此阶段工作要求和预防措施主要分为以下几个方面：

　　①完善档案管理机构。每个工程的完成，都是项目部各个部门协同合作的结果。而档案资料的产生又来源于不同的部门。为保证档案资料的系统性，就需要项目部设立独立的部门，来进行档案资料的管理。并对档案资料的管理部门制定相应的岗位责任制。这样，不同资料的产生部门在完成资料的签认后就可以把资料保存到资料的保管部门进行统一管理。②细化管理人员责任。由于档案资料的来源广，管理人员又较多，因此项目部应逐级建立档案资料收集部门和档案资料管理部门相关人员的操作流程。对于施工现场的技术资料来说，可以对技术人员的责任进行细化，明确谁负责现场施工的质量控制，谁负责施工过程中施工日志的记录、各类原始数据的收集整理和技术资料的签认。档案的管理人员也可以按照档案资料的种类进行分工。这样环环相扣，才能保证档案资料的管理趋于系统化。

　　技术资料是施工质量情况的真实反映，各种资料必须按照施工的进度及时记录、整理。这就要求负责现场施工的技术人员要及时完成施工日志的填写，并将当天的施工内容及时整理成技术资料，这样才不会造成技术资料的遗漏和滞后。一般桥梁工程施工的时间都比较长、技术人员的变动较大，技术资料的种类多，这就容易造成项目不同阶段产生的有关工程技术资料之间的关系不清，应归档的材料不全，归档材料内容缺项等问题。残缺不全或不成系统的技术资料不仅会给以后的整理工作造成困难，而且对日后工程档案的利用也会留下十分严重的隐患。因此，要保证技术资料的及时收集，就要求项目部定期组织相关人员对不同时期，不同分项工程的技术资料进行阶段性检查。这样即使出现漏项缺项情况，也能及时补充完善。

　　真实性是技术资料的灵魂，只有真实的资料才具有参考价值，才能反应施工现场的实际情况。所以坚决杜绝对原始记录采用“闭门造车”的做法，否则，一旦工程出现问题，这些数据不仅不能作为技术资料使用，反而还会造成工程技术资料的混乱。资料的整理必须来源现场，实事求是。准确性是工程技术资料的核心。项目的单位分部分项要划分准确，数据填写计算要准确。对分项工程的质量评定填写应该规范化，符合工程质量检验评定标准的要求。要规范资料用表，相同的分项工程所用的表格要统一，不能五花八门。文字说明部分也要规范用语，不能采用口语，表述要简洁明了，不产生歧义。有些技术人员知道现场如何规范施工，但是就是不注重文字描述，施工日志的记录也过于简单随意，于是就出现了单纯从内业看，施工现场就不符合要求的状况。因此，我们填写技术资料的时候一定要抱着严谨的工作态度，确保技术资料内容的准确、规范、合理。

　　不完整的技术资料就不能系统地、全面地了解施工项目的质量状况。不仅资料的内容要填写完整，而且所涉及到的数据也要有据可循，现场施工和原始资料要完整统一。完整的施工资料不仅要有技术资料，还要有相应的试验资料、测量资料、质量认可资料和相关检测报告。所以技术资料收集整理的过程中一定要做到全面，完整，这样才能保证竣工资料组卷过程的顺利进行。

　　由于施工现场的分项工程较多，所以技术资料大多分散在不同的技术人员手中，因此需要有专人对技术资料进行统一分类整理。资料要按照单位工程、分部工程和分项工程逐项分类整理。对于桥梁工程的资料来说，我们可以按墩台号分别整理，可以把一个墩的所有桩基、承台、墩身资料放在一起。也可以把一个桥的桩基资料全部放在一起，承台全部放在一起。但是不管以哪种方式进行，都要保证归档的资料要与施工现场保持统一。对归档的资料建立专门的台帐，台帐要求不但能反应工程施工进度和内业资料是否同步，内业资料是否完整，还要方便查阅，最好能实现微机化和信息化管理。这样在电脑上不仅能发现不同分项工程的资料是否齐全，还能迅速查找到每一份资料的状态（资料内容是否完整，是否完成签认等）和存放地点。

　　项目竣工阶段，主体工程的技术资料已经基本形成，这就需要主动和业主进行沟通，掌握业主对竣工资料的整理要求，按竣工资料的立卷规范和整理要求进行有序的整理。

　　每个项目都有若干个分项工程组成，因此产生的技术资料也比较多BG大游。单单做好施工资料整理过程中的控制是不够的，项目后期我们还需要将每个分项工程产生的施工记录，施工日志，试验资料，测量资料，检测报告等再做一次系统的核查。只有确保每个分项工程的资料都完备我们才能保证竣工资料归档、组卷、系统排列的顺利进行。

　　工程档案是一个综合的概念，并不只是技术资料，它还包括综合管理文件、合同文件、计量支付文件、控制点测量文件、工程影像文件、竣工图、竣工图表等内容，这些内容就需要档案整理人员提前学习相关文件，与项目的其他相关部门及时做好沟通，确保其他归档资料的及时完善。

　　工程档案是工程建设过程中不同时期或阶段产生的各类材料的合理汇总，而技术资料又是工程档案的重要组成部分。所以我们要在工程建设的不同阶段，及时完成需归档技术资料的收集整理工作，这样才能为工程档案的完整、准确、系统奠定基础。因此档案资料的整理工作贯穿在日常工作之中，贯穿在施工生产的全过程是保证工程档案质量的必要手段，是实现工程档案顺利交验的有效措施。

　　在水利工程建设过程中，档案管理工作往往不会被纳入工程建设的同布置、同检查，档案管理与工程建设质量、进度、安全等问题相比，重视程度不够。在工程建设之初各参建单位在工程建设各阶段对档案资料管理应承担的工作职责没有进行明确，造成了档案资料管理职责不清。在日常的文件材料管理方面各单位的岗位责任制、文件归档制度、文件保管制度、档案鉴定制度等大多是流于形式，没有形成有效的管理体制，也就使得水利工程建设档案管理工作无明确的办事规程和行动准则。在实际建设施工过程中，各参建单位对文件材料的管理仍旧是以水利工程建设的实施为主，侧重于科技档案的收集、整理。再加之水利工程建设周期较长、文件材料交接手续不到位，档案验收无档案部门参加等因素，使得档案管理工作的开展未能达到有关规定要求的深度。

　　调查中的重点水利工程内容大多涉及多领域多专业。工程中的各个单项工程会被分成多个标段，标段内又会分包。参与施工的单位多而杂，素质参差不齐。这些施工单位一般重视技术工作，档案收集管理意识薄弱，片面的认为工程质量和按时完工才是主要工作内容，对档案收集管理工作不重视，普遍没有设置专门的档案管理机构和岗位。对于文件材料的收集整理工作，基本是由行政人员、技术人员兼职管理，这部分人员中又以参加工作时间不长的青年居多，他们经验不足，又没有经过专业档案培训，且身兼数职、精力有限。所谓的档案管理工作只是被动的接受并保存文件资料。再加上工程工期长、临时机构解散、人员流动性等不确定性因素，还会发生文件材料遗失、缺项漏项、签章手续不全等问题。这就造成了档案管理工作明显滞后于水利工程建设工作的情况，还会出现工程面临竣工验收时才会想到档案收集整理工作的现象。于是，为了能顺利完成验收，就会突击补材料，这样材料的真实性就无法保证。此外，水利工程项目在施工建设时都会成立项目部，选址一般都在工程所在地，房屋结构为彩钢瓦。由于场地和条件的限制，项目部无集中统一管理档案的档案室，各参建单位的档案会放在办公室的铁皮柜中保存，项目部环境杂乱，档案保管的“八防”标准无法达到。

　　一是原始资料收集不齐全，整理归类不合理。因档案管理人员缺乏档案专业知识，导致文件资料收集不及时、内容不齐全、整理不规范、分类不准确、卷内文件联系不紧密，组合不合理，案卷书写不规范。如工程建设中，各单位只顾及工程数据资料的收集，往往不会留存施工建设场面的影像资料。有的工程连基本的工程施工前后的对比照片都不齐全。有照片的也没有按档案整理的要求放入档案专用照片册中，并配以详细的文字说明有。二是案卷内容不完整。工程建设档案的形成与收集整理没有系统的流程，归档范围也没有严格的界定，再加上工程建设档案资料内容繁杂，涉及的单位部门较多，受时间约束较大，造成归档材料不完整。如工程施工、监理日志做不到一日一记，出现对应不上的情况；工程的监理，往往只有监理员在工程现场，监理总监不到位，需监理签字的资料会由他人替签或集中补签。三是文件材料的搜集整理与移交接收工作严重脱节，造成档案的缺失。目前，档案行政管理部门一般不直接参与到水利工程建设实施过程中，这样就造成水利工程建设过程中文件材料收集和整理工作中出现的问题不能及时被档案行政管理部门发现，有些因遗漏而未被整理入卷的应归档的文件材料，在水利工程完工移交后，能被找到的可能性几乎为零，从而导致水利工程档案不可逆转的缺失，对今后的保管利用都造成很大的影响。

　　随着水利事业的不断发展，作为水利工程建设主体的地方水务部门的水利工程档案的数量也在不断增多。从目前调查的情况来看，水务部门及工程参建单位的水利工程建设档案管理工作仍然保留着传统的纸质档案管理模式。计算机的运用主要是进行登记，检索工具只有“目录检索”一种，档案信息化程度低。

　　长期以来，地方政府以及工程参建单位都视重点水利工程建设档案管理工作是水利工程建设中一项基础性和边缘性的工作。要想规范重点水利工程建设档案的管理工作，首先要对水利工程建设档案的意义有正确的认识，同时将档案管理工作质量纳入工程建设的同布置、同检查。地方档案行政管理部门要发挥其职能，主动上位，与水利行政管理部门相互配合，从工程立项之初对项目档案管理工作进行监督与指导。项目从建设初期要逐步设立由各参建单位领导组成的档案管理领导小组，形成领导挂帅、各参建单位分管，档案管理人员负责，各岗位工作人员同参与的档案管理网络。

　　(1)参建单位多，建设周期长，形成项目文件归档不齐全。一是高河矿井项目正式开工以后，建设单位，多个施工和监理单位进场，档案管理主体因建设主体，参建单位的不同，呈现多元态势，造成档案来源复杂，管理难度大。二是建设项目周期长，高河项目从2003年开始筹备建设，2006年正式开工，2011年进入联合试运转阶段，从勘查、申报、审批到竣工验收前后近10年时间，文件收集跨度时间长，中间多有变更，给档案收集造成很大困难。三是档案工作没有与项目建设同步管理，建设单位建设期间各项批复文件和各专业技术资料，大多集中在各个责任部门;各施工单位只重视工程进度，平时不注重整理工程资料，验收前突击收集整理，缺少建设单位、监理单位把关。(2)矿井工程项目档案整理规范不统一，部分规范陈旧，在实际运用中指导性有限。高河矿井项目竣工资料存在遵循国家标准《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328－2001和档案行业标准《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28－2002两个标准，管理规范的不统一这就给项目审计、质量评定、竣工验收带来隐患。在这两个标准的基础上，同时依据高河项目合同文件要求，采用以下煤炭行业及山西省标准:①矿建工程高河矿井项目矿建单位工程施工文件依照《煤炭建设工程质量技术资料管理规定与评级办法》(煤规字1999第34号文)、《煤矿井巷工程质量检验评定标准》MT5009－94编制。②土建工程高河矿井项目土建单位工程施工文件依照《山西省建筑工程施工资料管理规程》DBJ04－214－2004及《山西省建筑工程施工质量验收规程》DBJ04－214－2003编制。③安装工程高河矿井项目矿井设备安装文件按照《煤矿安装工程质量检验评定标准》MT5010－95编制单位工程竣工资料，其他设备安装文件依据其行业标准规范编制。有的规范都已经执行将近20年了，早已经不适应现在的煤矿项目建设实际情况了，矿建工程和安装工程的规范中就缺少监理单位整理项目档案的规范，必定给监理单位，施工单位在整理项目档案资料时造成文件材料不齐全和档案管理不完善的问题。(3)档案工作人员素质良莠不齐，人员流动性大。在高河矿井项目档案管理过程中涉及合作公司总工办档案管理人员，合作公司相关工程责任部门管理人员，监理单位人员和施工单位人员。高河矿井项目属新建项目，各相关人员没有经验可借鉴，在项目档案工作中走过不少弯路。很多档案管理人员是临时抽调人员，这些人没有参加过档案专业知识培训，对档案管理规范不熟悉，不能做到科学整理，归档和立卷，这就造成单位工程竣工资料质量低，影响了项目档案的整理验收。高河矿井项目由于建设周期长，监理单位和施工单位由于各自单位的原因，很多档案管理人员流动性很大，很多人员工作一段时间，对档案各项业务相对熟悉之后都被调离高河项目，新换的人员又得重新开始熟悉档案各方面的专业知识，这给档案工作带来很大的不稳定性。

　　(1)超前介入。为保证工程档案工作与工程建设同步，在工程建设过程中，档案人员自始至终参加工程建设全过程管理，努力做到提前介入，全程控制。在项目前期文件的管理上，档案室与各工程管理部门共同梳理工作线索，划定相关部门归档责任，归档范围，各类文件归档的时间，使档案管理的有关规定能够紧密结合各职能部门管理工作实际，准确反映管理工作流程，在前期文件的收集上，坚持“早介入”、“早检查”、“早动手”，紧紧跟踪前期工作的进展，指导相关部门及时归档，同时做到随时归档随时整理，具备成卷条件的马上归档组卷，并随时根据后续资料补充调整，保证工程竣工时前期文件的齐全、完整。(2)纳入合同管理。我公司在与设计、施工、监理等参建单位签订的合同或协议中列入了档案工作的内容，采取预留5%相应工程款对其进行约束，采取工程完工档案移交不及时或未移交按相应条款进行处罚。并对工程档案的移交时间、整理质量和项目竣工图的编制责任、编制质量和移交套数等，作了具体规定。(3)纳入建设单位、工程监理、设计单位及质量监督全程控制。公司要求项目竣工图需经监理单位监理人员审核，履行签字手续;项目验收前，监理单位需出具书面意见，要对档案收集、整理归档等情况进行评价，质监站要对每个单位工程进行质量认证。通过各方人员的严格把关和审查，确保了归档资料符合程序标准和要求。(4)纳入经济责任制管理。按照每一实体工程造价5%的比例，预留档案资料保证金，规定凡档案资料不齐全的，扣除保证金;档案工作与工程建设不同步的，不组织工程中间验收、不进行月度工程结算;竣工工程资料不按要求归档或归档不符合要求的，停止该单位在矿井所有工程款的支付。经济手段的制约，有力地推动和促进了项目档案的收集归档工作，从而有效地保障归档文件资料及时性。(5)实行动态跟踪监管。在矿井建设过程中，公司专职档案人员经常到各责任部门和施工现场检查工程档案，督促、指导各施工单位在施工过程中形成的档案资料，现场进行答疑解惑，保证资料的齐全、完整;公司档案人员参加月末验收和单位工程竣工验收和工程资料例会，积极监督项目档案工作，确保工程档案与工程实体同步进行。(6)严格验收程序。在单位工程竣工后，本公司严格执行竣工验收管理规定，确保项目档案的完整性、准确性、系统性、安全性。在组织每个单位工程竣工验收时，均由潞安集团验收组和我单位工程部门、计划、财务等成员，以及设计单位、监理单位、质量监督单位成员一同参加、一同把关，不论工程还是档案实行“一票否决”制，竣工验收报告中无档案人员签字，就不能通过验收、结算，直至工程和档案均符合标准要求才能通过验收。施工单位移交档案均要经过监理、分管部门、质检站、档案人员进行多方审查，确保归档档案符合程序和要求。(7)严把档案移交关。本项目工程在严格执行竣工验收程序和规定的同时，档案人员严把工程档案移交关。专业档案人员系统地对每个工程档案的完整性、准确性、系统性和安全性逐项进行认真检查。检查每个单位工程开工前的人员资质、管理制度等工程管理资料;检查施工组织设计、图纸会审、技术交底等工程技术资料;检查设备、购配件等材料质量出厂证明文件等质量控制资料;检查工程施工中测量、隐蔽、焊接等施工记录资料;检查分部分项检验批等工程验收资料;检查各类安全和主要功能各类检验、测试、系统运转等核检资料;检查工程验收质量评定等竣工验收资料;检查监理公司规则、细则、制度、报验、造价控制等监理资料;检查竣工图是否符合程序和归档要求等。档案人员严格的把关，保证了项目档案的归案质量。

　　近几年，驰宏公司工程建设处于高峰期，工程投资大、项目多，战线长，同时，在建设过程中形成的资料数量多、保存价值高。这些工程档案既是公司冶炼厂工程建设的真实记录，也是工程质量评定及保证的重要依据，是公司档案的重要组成部分。为此，强化参建各施工、建设、监理、质检等方的档案意识，全面加强工程档案的收集、整理、归档及管理工作，是确保工程档案完整、准确、系统的关键。结合《企业工程建设档案工程规范》，我们在工程建设中采取有效措施，保证工程建设竣工资料的系统、完整、规范，为档案管理工作打下坚实的基础。

　　加强对档案工作的集中统一管理，是公司工程档案齐全、完整、规范的重要保证。我们遵照统一领导、统一制度，分级管理的原则，制定了相关制度、办法，从工程建设开始就有档案人员的介入，由各部门配合将所形成的前期资料，如：初步设计、项目建议书、土地勘察定界报告、地形地质测量报告、环境影响评价报告、地质灾害报告、可行性研究报告等相关资料及时分类归档。在工程进行中由技术处、工程处、物资处提供给档案部门施工图纸及施工中形成的招投标文件、施工方案及各类设备、材料的订购、订货合同，并建立了由建设方――项目部――施工方――监理方――质检方五级管理体系，形成了完整的档案管理体系，无论是在工程各阶段还是参建各单位，都能从组织上保证文件资料的不疏漏、不散失，使档案管理工作达到了系统化、规范化、标准化，并将档案管理纳入了文明施工管理考核范围。

　　完善制度建设，职责分明，层层把关。是做好工程建设档案工作的基础，根据工程建设的实际情况，工程处和指挥部办公室制定了《云南冶金集团总公司曲靖有色基地建设工程基建档案管理制度》、《云南冶金集团总公司曲靖有色基地（冶炼厂）建设工程施工质量评定验收实施办法》、《云南冶金集团总公司曲靖有色基地（冶炼厂）建设工程单位工程划分意见》的通知等文件。对施工方资料的收集、整理及移交进行了详细的规定和要求。在工程建设过程中坚持以规范化的作业方式，把应该收集归档的文件资料进行分类整理，经建设方工程处、监理方、质检方审核把关后，按照档案部门的要求装订成正规案卷，在工程竣工后，进行移交，促使档案管理工作逐步走向规范化、科学化，为日后的档案管理工作打下坚实的基础。

　　工程建设档案具有“一次性”和不可回复性的特点。对日后工程的维护、改造和申报优质工程都具有非常重要的作用，为了使工程档案规范化、标准化，在工程建设初期档案人员就亲自到各项目部施工点上指导负责资料的收集、分类工作，同时按照档案整理要求，对文件的起草、书写要求和所形成材料的规范化，都作了详细的讲解，使大家对归档要求提前了解，在工作中更加注重对资料的积累。做到了档案工作和工程建设同步进行，为日后的建档工作奠定了基础。使档案的标准化、规范化有了一个切实的保障。

　　档案人员还不定期的深入项目部、监理部查看工程资料的形成、整理、保存情况，及时发现和纠正存在的问题，对档案技术问题手把手的给予指导，从而保证了原始资料的规范和完整。

　　公司在工程建设过程中，形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及的部门和人员有上百家，设计、修改变更较多，稍有疏忽，就可能遗漏。根据参建各方工作性质和内容的不同，我们分别明确和把握不同的档案工作重点，一是对项目法人我们自己，重点督促、检查项目批文、立项报告、地勘、水文、气候资料，设计施工详图、招投标文件、施工合同、施工报告、订购、订货合同，建设管理等资料；二是对施工单位，重点督促，检查承包合同、资质证书、工程原始记录、工程质量评定资料、质量保证资料、施工管理报告、竣工图纸、综合资料、安全资料、交工验收证书等资料；三是对监理单位，重点督促、检查监理工作报告、抽检记录及工程质量评定报告、监理规划、细则，监理日志，来往文件，监理通知等资料；四是严把工程竣工资料关。竣工资料是工程档案的重要组成部分，不仅关系到档案资料的齐全、完整，而且关系到工程能否顺利通过验收。我们不仅检查工程的外业情况，同时还检查竣工资料的整理情况，工程竣工需要验收时，首先要把资料情况报告给公司工程部，在工程部、监理单位、质检部门对资料进行认真检查得到认可后，方对工程组织竣工验收，工程验收完毕签署验收证书，等竣工资料在规定时限内完整、齐全交到档案部门后，在移交清单上双方签字认可，在审签单上签署意见，财务部门看到审签单后才给予支付款项。监理部门在工程验收后也及时把监理资料进行归档移交到档案部门。由于这些规定的较好执行，使承建单位对档案资料的整理和移交都有了足够的重视，使各项工程竣工资料做到了项目齐全、内容完整、字迹清晰、装订规范。

　　由此可见，竣工验收有档案人员的参与是至关重要的，它是工程档案的一道重要关口，按照档案要求以及建设项目档案管理规定和验收规程，对建设单位的案卷进行集中审验，达到正式组卷的要求，装订立卷，存在问题的及时给予指正，以便及时整理、补办，加以完善。同时也随时欢迎他们到公司档案室来咨询、来学习做得好的单位的经验。这样使已经完工的工程档案全部达到了归档要求，为我们后期的立卷、编码、上架工作也打下了坚实的基础。

　　在工程建设中，认真贯彻执行《云南省重点建设项目档案验收实施办法》，项目法人建立健全档案工作管理体制，做到档案工作的“四参加”及“三同步”，对重点项目档案资料的形成、积累进行有效控制和规范管理，是使项目建设档案得到完整、系统的收集以及立卷归档的重要保障。

　　农村电网建设和改造工程（简称农网工程）是对农村陈旧、老化的线路和设备进行升级改造，并解决无电地区居民用电问题的惠民工程。农网工程的实施可以大大提升和优化农村用电质量和用电环境，更好地保障农村居民生活用电和农业生产设施用电，在国家政治和经济社会发展中具有重要意义。

　　农网工程档案是工程的原始记录，反映了工程从立项到竣工验收的全过程，是工程管理不可缺少的组成部分，也是竣工后线路和设备维护用必须要使用的基础技术档案。因此，农网工程档案管理工作十分重要，做好农网工程档案管理工作一定要注重过程管理，只有管理过程的没一个环节都做好了，再能形成高质量的档案，使其准确全面的反映工程管理全过程，更好的服务农网线路和设备的运行维护工作。笔者认为在农网工程管理中应当注意以下几个问题：

　　近几年，随着工程管理的日益规范，各相关单位都建立健全了农网工程档案管理的相关制度，对各参建单位的档案提交和管理责任也做出了规定。但实际工作中，部分制度的可操作性不强，归档责任都指向单位，而各参建单位内部，甚至建设单位自身，并未将档案收集整理责任进行细化，不能将每份归档文件材料的形成和收集责任、每卷档案的整理与核查责任落实到人。责任规定得不到位，会导致部分文件材料的遗失，归档文件材料质量不符合档案规定，例如可能会导致设备材料的质量证明文件缺少、字迹模糊、复印件、缺章，施工记录填写错误，部分重要审批文件单独保存，不归入档案案卷等。

　　对策：（1）逐级制定，并根据工作实践及时修订档案整理、移交、验收和保管的相关制度，确保制度能够覆盖农网档案管理的全过程，避免管理过程的个别环节出现制度真空，并符合相关企业实际，可操作性强。（2）明确档案相关方责任，责任到人。譬如一份施工记录的形成责任、签字责任、收集责任、整理责任，一份设备图纸或说明书的收集责任、归档责任等，要清楚明白，只有这样，相关人员才能各负其责，避免推诿和等靠，提高档案质量和管理效率。（3）要有常态化的考核措施。档案中出现问题了，什么性质的问题，责任人是谁，如果制度制定得当，责任划分清楚，就可以不存争议的进行考核，这种考核机制形成常态，就能增加责任心，大大提高档案管理质量。

　　农网工程中，相关业务规范比较多，有工程管理方面的，也有档案管理方面的。有国家的，也有行业的。很多工程管理中比较重视和关注工程进度和质量，认为档案就是资料员和档案员的事，这样的管理意识形态导致项目管理人员，施工、监理人员档案意识淡薄，对档案管理的相关业务规范不了解BG大游，也没有了解的途径和动力，这样以来，工程管理人员、资料员和档案员大部分都不清楚有什么规范，只是照着前面整好的档案照猫画虎，能做到几分相似就做到几分相似。从而导致归档不全，归档文件材料铅笔、圆珠笔签字，印章模糊，数据与工程实际不符，缺项漏项、案卷不规范的问题层出不穷。通过不停的检查和整改，好不容易比较规范了，再换个施工、监理单位或有人员变动，马上又回到问题层出不穷的原点了。长此以往，档案收集整理工作随意性大，管理水平很难有实质性的提升。

　　对策：（1）建设部门应从思想上重视农网工程档案管理工作，注重与档案管理部门、各参建单位的沟通，积极宣贯最新档案业务规范及工程资料形成的相关业务规范，务必使项目管理人员、一线的施工、监理人员，熟悉这些规范规章。使档案的形成、整理、移交、归档工作有法可依，有标准可执行。（2）在工程立项、开工等关键节点进行强化培训，加深影响，增加理解，力促在文件材料和案卷的形成环节就能紧靠标准，规范地进行收集整理工作，尽量避免竣工后再去整改不规范的档案资料。

　　农网改造工程大部分都是10kV工程，项目多，工期紧，施工队伍更换频繁。项目管理部门、监理单位往往对工程施工过程的监管、督促和检查比较重视，档案方面的过程管理比较欠缺，有的工程甚至在初验时，档案都没有受到相应的重视。过程管理的欠缺，导致档案问题整改难度加大，整改成本增大，个别档案问题错过了时机可能就永远都不能弥补了。

　　对策：（1）在项目管理部门设立档案管理专责，可以是兼职，但必须要肩负起统筹、管理工程档案的责任。这个人即要懂工程，又要了解档案业务，最重要的是责任心要比较强，能够统筹和管理整个工程的档案业务。（2）项目管理部门、施工单位、监理单位应在工程一开始就安排档案管理人员到位，对所属工程资料进行完整的收集和规范的整理，做到档案整理工作与工程进度同步。（3）工程管理部门、监理单位应不定时地检查和督促其它参建单位项目工程档案的管理工作，以便及时发现问题，及时整改问题。只有过程管理到位了，才能夯实农网工程档案管理基础，产生高质量的农网工程档案。

　　如果把归档文件材料比喻为珍珠的话，立卷和组卷工作就是线。珍珠要成为一件漂亮的首饰还需要有质地良好的线来穿，成一串项链还是手链也要看线怎么串。部分农网工程档案由于对组卷工作不够重视BG大游，虽然收集比较齐全，但文件材料排列零乱，组卷欠缺逻辑，缺目录，无备考表，题名不清楚，使人看了如坠五里云雾，这样的档案如果移交档案室，就会大大增加利用者查找档案资料的时间，如要清楚地了解工程管理过程就更难了。

　　对策：（1）对案卷材料的排列、组卷、案卷质量做出明确规定。如宁夏电力公司编制的《宁夏电力公司改造升级管理管理实施细则》中，针对10kV及以下农网工程特点，对综合性文件和单项工程资料的归档明细，排列顺序，责任者、分类、组卷方式都做了细致的规定，在实际工作中，起到了很好的示例作用。（2）工程管理部门、监理、施工单位应给予组卷工作足够的重视，配备或聘请具有档案专业知识的人员对档案的组卷、题名等工作进行指导和检查，及时改正不规范的档案，使归档文件材料排列有序，分类清楚，组卷符合档案管理要求和工程逻辑顺序，题名规范，目录清楚，备考表填写明白，就能清晰地反映工程过程，便于查阅利用。

　　该工程开工建设以来，工程负责人对工程档案工作非常重视。按照档案管理硬件设施配备的基本要求，成立了档案室。档案室专门置了档案库房办公室；购置了档案柜、计算机、打印机等设备。设专、兼职档案员各一名，负责工程档案的收集、管理工作。同时，要求负责施工现场的相关工程人员将业务范围内的各类文件及时进行收集、整理BG大游，定期向档案室移交。在档案管理的过程中，建设单位制定并严格执行档案保管、使用、借阅等规章制度，保证工程档案管理工作科学化、规范化。为提高档案管理人员的业务素质，定期安排工程档案管理人员参加上级部门组织的档案业务培训。在工程档案的收集BG大游、积累、整理、装订及归档过程中，力争做到规范化管理，确保工程档案的系统性及完整性。

　　该工程完工后由各施工单位制作完成竣工图5册143张，竣工图面整沽，签字手续完备，可以反映工程建设的实际情况。档案资料存在的问题(1)工程工期较短，建设进度快，但个别资料的收集、整理有滞后事现象，与工程档案的资料的收集、整理、立卷、入档的同步性要求有一定的差距。(2)受条件限制，该工程的多媒体资料比较少，整理不够完整、系统，对工程档案的完整性有一定的影响。

　　随着国内经济的快速发展，社会对电力的需求越来越旺盛，电力项目建设得到深入发展。为保障电力项目的建设管理高效化，有关电力工程档案管理也应该逐步完善，其相应的法律规划及管理标准也理所应当与国际惯例实现接轨。加强对电力工程档案管理，特别是做好电力工程文件资料的收集、整理、归档、移交等工作既是实现电力工程档案的高效化管理，也是确保电力工程项目的顺利完工的重要保障。

　　在电力工程建设过程中，把可能造成档案质量问题的因素加以控制和消除，确保工程档案齐全、完整、准确、规范。齐全是指根据项目档案归档范围所确定的内容，结合项目建设实际情况，将建设项目全过程中应该归档的文件材料全部归档； 完整是指文件材料之间相互支撑，形成闭环；准确是指归档文件材料的内容真实反映建设项目实际情况和建设过程，原件归档，图物相符，技术数据准确可靠，签字、盖章手续完备，文件材料的形成日期与工程建设同步； 规范是指归档文件材料编制和整理符合现行技术标准、规程、规范和归档整编要求。电力工程档案质量控制包括齐全完整、内容真实、数据准确、编制规范、分类科学、组卷合理和检索方便。归档文件的完整、准确、真实、规范是影响工程档案内在质量的主要因素，而归档文件记录的内容、形式、书写材料、制成材料和案卷整理的规范性则是影响工程档案外在质量的重要因素。因此，从归档文件材料形成的源头上进行有效控制，强化电力建设过程工程档案质量管理是提高工程档案质量的必然要求。

　　电力工程档案产生于项目建设全过程，其形成、积累和整理应列入项目建设计划和有关人员的工作标准中。为确保工程档案编制、整理质量，必须建立工程档案质量管理体系，严格按照电力工程建设相关技术标准、规程、规范和档案管理有关规定编制形成工程档案，为日后档案信息利用提供保障。

　　1） 建立以建设管理单位为基础，档案管理部门为核心，各参建单位工程管理人员、专兼职档案资料管理人员为骨干的档案组织保障体系，将电力工程档案管理纳入建设管理程序、工作计划、合同管理和岗位责任制中。在签订项目设计、施工及监理等合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交工程档案的责任。

　　2） 电力建设项目法人、建设管理单位、设计、监理、施工、调试、采购（ 含招标） 、物资供应及运行单位均应建立工程档案管理机构，明确管理职责，将工程档案管理纳入有关领导、相关部门及工作人员职责范围、工作标准中，做好项目档案的形成、积累、整理和归档，确保工程档案完整、准确、系统。

　　电力工程档案是工程竣工验收的重要依据，也是检验工程质量的法律凭证。工程档案质量如何，反映了建设管理、施工、监理等单位的质量意识和管理水平。工程档案质量控制是一个系统管理过程，是对工程档案形成全过程的质量管理，必须多管齐下。

　　电力工程档案是工程建设活动的真实记录，是对工程质量正确评价及日后运行、维护、改扩建等工作的重要依据。建设管理单位受项目法人委托全权负责档案管理工作，是工程档案管理的责任主体，负责收集、积累和整理项目前期、质量监督和竣工验收等归档纸质、声像、电子等不同载体的文件材料。按照工程进度，适时开展工程档案日常检查、指导工作； 组织各参建单位对所有应归档项目文件材料按档案管理要求进行整理、组卷、编目。

　　1） 工程之初，建设管理单位应明确参建各方对档案编制形成质量的管理要求，对于归档文件材料规格、书写材料的耐久性及竣工图编制等都应做出明确规定，并在工程合同条款中加以明确，确保各参建单位对工程档案质量管理，职责明确，做到心中有数。

　　2） 项目实施过程中，应分别对工程准备、施工和竣工验收等阶段加强工程档案编制质量控制管理。准备阶段虽然大多归档文件尚未形成，但却是控制工程档案质量的关键时期。事实上，很多工程档案质量问题都是由于事前重视不够或缺乏基本知识造成的。所以，从工程立项开始，档案管理人员就应提前介入，对工程档案的质量进行预控。首先，要加强对工程管理部门分管领导（项目经理） 档案意识的宣传，如果分管领导对档案工作不重视，工程档案质量就无从谈起，也不可能建立起有效的质量保证体系，质量保证措施就难以落实到位； 其次，要加强对现场技术人员档案知识培训和档案法律法规的宣传，现场技术管理人员对工程档案的质量起着至关重要的作用，只有工程参建人员按照相关规程规范和档案管理要求各负其责，才能有效实现工程档案的质量控制，不断提高工程档案编制质量。

　　3） 竣工验收阶段，应建立电力工程档案三级审查制度。即工程竣工后，建设管理单位在接收工程档案前，应按照施工单位自检、监理单位审查和建设管理单位审核验收的移交程序对档案的完整、准确、系统、有效和案卷整理质量进行全面检查，先由建设管理单位组织本单位工程管理部门技术人员对工程档案进行全面审查，后由档案部门按照GB / T 11822―2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》、DA/T 28―2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》和南方电网公司电网建设项目档案管理办法的相关规定进行审核验收。验收合格签署验收意见，办理移交手续。